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La titularidad de la dirección de correo electrónico de los empleados: el correo electrónico laboral puede o no ser un dato personal

En el literal c del artículo 3 de la ley 1581 de 2012 se define el dato personal como “…cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”.

En el marco de la interpretación de esta definición, la jurisprudencia constitucional le ha asignado a los datos personales las siguientes características: “…i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural; ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita; y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación” .

Estas características que esboza la Corte los diferencian claramente de aquellos datos que la misma jurisprudencia constitucional considera como impersonales. Frente a esto, la Corte ha dicho que “…frente a la información impersonal no existe un límite constitucional fuerte al derecho a la información, sobre todo teniendo en cuenta la expresa prohibición constitucional de la censura (artículo 20 inciso 2º), sumada en algunos casos a los principios de publicidad, transparencia y eficiencia en lo relativo al funcionamiento de la administración pública (artículo 209) o de la administración de justicia (artículo 228)”.

Naturaleza y definición de la dirección de correo electrónico

El correo electrónico se encuentra definido en el literal a) del artículo 2 de la ley 527 de 1999 como medio para transmitir un mensaje de datos. En esta norma, que toma la ley modelo UNCITRAL, se entiende al mensaje de datos como “…(l)a información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax (…).

En este sentido, como cualquier mensaje, el mensaje de datos ha de tener un remitente y un destinatario y, como en la correspondencia corriente, una dirección de y a la cual se envían los datos, la dirección electrónica. 

Actualmente, Colombia cuenta con una regulación muy completa en materia de la protección de datos personales. Sin embargo, siempre existen dudas sobre su aplicación. Quizá una de las preguntas que más inquietan en este tema tiene que ver con la dirección de correo electrónica de los empleados de las empresas: ¿a quién pertenece? ¿es un dato personal del empleado? ¿la empresa puede disponer de ella? Veamos cómo se resuelven estos interrogantes.

Definición y características de los datos personales

La dirección electrónica, además, puede ser usada para dar acceso a sitios en los que la persona expone temas de diferente naturaleza, como pueden ser las redes sociales.

La dirección electrónica como dato personal

La SIC ha manifestado que su posición frente a la naturaleza de la dirección electrónica que se proporciona a los empleados en ocasión de una relación laboral, es un dato personal protegible mediante la Ley 1581 de 2012.

Con sumo respeto por la autoridad, disentimos que esta posición. En nuestro entendimiento una dirección de correo electrónico no es en sí misma ni siquiera un dato. La dirección de correo electrónico es una facilidad. Así, la naturaleza de ésta frente a las disposiciones sobre datos personales dependerá del uso del contenido que se le dé, de modo que la dirección electrónica laboral podría o no ser un dato personal.

Como lo explicamos arriba, es posible hacer una analogía entre la dirección electrónica y la dirección de correspondencia. Ambos son datos que permiten identificar respecto de una persona, dónde recibirá y de donde producirá mensajes, en un caso, electrónicos, y en otro, físicos.

En esta misma lógica, no puede ser equiparable la dirección de sitio de trabajo, donde el empleado recibe correspondencia con ocasión exclusivamente de su trabajo, con la del domicilio. Lo mismo ocurre con la dirección electrónica laboral: ésta será un dato personal en tanto que el uso que se le dé haga que llegue a “…estar referido a aspectos personales y propios de una persona natural”.