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Empresas sin ánimo de lucro y Rnbd

Bogotá. 11/08/2017.
Artículo escrito por el Dr. Emilio José Archila

archila sentado_nuevosHasta hace apenas un par de columnas, a finales del mes de junio, se estaba decidiendo extender el plazo previsto para la inscripción de bases de datos personales en el Registro Nacional de Bases de Datos (Rnbd) administrado por la SIC.

Se trata de un asunto que ha acaparado especial interés del público y respecto del cual ha debido pronunciarse la entidad en distintas ocasiones, con motivo de consultas elevadas por los ciudadanos que, en vista de los plazos impuestos para ello, están altamente interesados en aclarar en mayor medida sus dudas sobre todos los aspectos relevantes para el cumplimiento de este deber.

En esta ocasión me permito hacer referencia a lo expresado en un concepto emitido a mediados del mes de julio por la Superintendencia (Concepto 17-136537 de 10 de julio de 2017), en relación con el deber de inscripción en el registro de bases de datos por parte de las entidades sin ánimo de lucro. El objeto de la consulta recaía sobre el deber de inscripción de las bases de datos en el registro en el Rnbd, tratándose de una “entidad sin ánimo de lucro, dedicada a programas de ayuda y construcción de viviendas de interés social”.

Con motivo de lo anterior, la SIC concluyó que, toda vez que se verifiquen los elementos incluidos en la definición de “responsables” y “encargados” del tratamiento de datos personales, surgirá el deber legal de proceder a su registro. Para ello procedió, resaltando algunas disposiciones pertinentes en la materia, incluidas la ley 1581 de 2012, el decreto 1074 de 2015, y la Circular Única de la entidad, a realizar y tener por fundamento las siguientes precisiones y consideraciones:

1. Repasó, la definición de datos personales y de su tratamiento, así el ámbito de protección de la mencionada ley de protección de datos personales, reiterando que “aplica para los datos personales de personas naturales que se encuentren en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas, sujetos a tratamiento, es decir, a la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos y cuyo procesamiento sea utilizando medios tecnológicos o manuales”.

2. Se detuvo también en la determinación de los “responsables” del tratamiento, recordando que se trata de “la persona natural o jurídica que decide sobre las finalidades del tratamiento y los medios empleados para el efecto, por ejemplo, para ponerlo en circulación o usarlo de alguna manera o permitir su acceso”.

3. De acuerdo con lo reglamentado en el decreto 1074 de 2015, resaltó que el ámbito de aplicación del Rnbd cubre “todas las bases que sean reguladas por la Ley 1581 de 2012, es decir, las que contengan datos personales cuyo tratamiento sea realizado por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada de manera automatizada o manual”.

4. En cuanto a la obligación del registro de bases de datos, dejó claro que “corresponde al responsable del tratamiento, (…) persona natural o jurídica que decide sobre las finalidades del tratamiento y los medios empleados para el efecto”.

5. Por último, recordó la SIC que, dependiendo de la calidad del responsable, se cuenta con tres fechas límites para la inscripción, entre las que resaltó, para el caso: “(ii) hasta el treinta y uno (31) de enero de 2019 para las personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio”.

Está claro entonces que hay que adelantar prontamente el trámite de inscripción de nuestras bases de datos en el Rnbd, para así dar cumplimiento a este deber legal sin contratiempos ni traumatismos.

*Acá también puedes leer el artículo en el diario La República.

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