En el sistema procesal consagrado en el código del 70, vigente aún por estos días, ha predominado la exigencia de ciertas formalidades respecto de varios actos procesales, las que a la luz del principio constitucional que le confiere primacía al derecho sustancial sobre las ritualidades, resultan desproporcionadas e innecesarias.
La inobservancia de exigencias como la autenticación de firmas, copias de documentos y la utilización de escritura pública para instrumentar ciertos actos, entre otras tantas, en no pocas oportunidades han terminado por impedir el acceso a la administración de justicia.
En buena hora el Código General del Proceso en varias de sus disposiciones propendió por flexibilizar el trámite de los procesos y eliminar el cumplimiento de rigorismos injustificados, indicando expresamente “al interpretar la ley procesal el juez deberá tener en cuenta que el objeto de los procedimientos es la efectividad de los derechos reconocidos por la ley sustancial. (…) El juez se abstendrá de exigir y de cumplir formalidades innecesarias” , siendo esta la oportunidad para destacar como algunos de esos afortunados cambios los siguientes:
En relación con los poderes:
-Se restringe la exigencia de la escritura pública para los poderes generales, pudiéndose conferir poder especial para varios procesos por documento privado.
-Se permite conferir poder especial verbalmente en audiencia o diligencia, sin limitarse al documento privado .
-Se permite conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital , se entiende eso sí, que bajo los parámetros fijados por la ley 527 de 1999.
-Se previó la posibilidad de conferir poder a una persona jurídica cuyo objeto social sea la prestación de servicios jurídicos, pudiendo en esos eventos actuar cualquiera de los profesionales que se encuentren inscritos en el certificado de cámara y comercio de la firma, sin necesidad de que medie una sustitución de poder .
-Los efectos de la renuncia al poder se generaran de manera más expedita, pues bastará con que transcurran cinco días de presentar el memorial en el respectivo Despacho judicial, acompañado de una comunicación enviada al poderdante en tal sentido, para que se entienda terminado, sin que sea ya necesario esperar a la notificación por estado del auto que la acepta.
En relación con la presentación personal de documentos:
-Se limita su exigencia para los poderes especiales
-Las sustituciones de poder no la requieren en la medida que se presumen autenticas
-Ni la demanda ni su contestación la requieren
-Todos los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirán auténticos, incluidos los que impliquen disposición del derecho en litigio , con excepción de las salvedades consagradas en la ley.
En relación con la gestión y trámite de los procesos judiciales:
-El C.G.P. promueve el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, permitiendo que las actuaciones judiciales entre el juez y las partes se surtan a través de mensajes de datos.
-Se propende por la formación y gestión de expedientes digitales y el litigio en línea.
-Los memoriales y comunicaciones cruzadas entre las autoridades judiciales y las partes, siempre que sean originadas desde el correo electrónico suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso se presumirán auténticos.
El uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones sin ninguna duda implicarán una transformación sustancial en la administración de justicia, convirtiéndose en una herramienta indispensable para garantizar que los procedimientos realmente sean expeditos, agiles y efectivos.
Según los planteamientos de la norma, será posible para los usuarios consultar el estado de sus procesos y obtener las decisiones judiciales en línea, incluso a través de un dispositivo móvil, así como realizar la mayoría de actuaciones dentro del proceso por ese mismo medio, reduciéndose en gran medida los frecuentes desplazamientos a los Despacho judiciales.
Si bien algunas entidades públicas del país en la actualidad han realizado esfuerzos por implementar el uso de esas tecnologías para fines judiciales, es necesario generalizar su adecuada utilización en todos los Despachos judiciales del territorio nacional.
Sin embargo, resulta un tanto desfavorable el hecho de que el código en lo referente a este tema no haya tenido un carácter más obligante, dejando en nuestro sentir, el uso de los medios tecnológicos y digitales a un “deber ser” que deseamos, no se traduzca en la acostumbrada falta de presupuesto necesario para su implementación.
En relación con el valor probatorio de las copias simples de documentos allegados al proceso por las partes
Conforme a lo establecido por el artículo 254 del Código de Procedimiento Civil , las copias, para que tengan valor probatorio dentro del proceso, tienen que ser auténticas. En aplicación de esa norma, han sido innumerables los eventos en que los funcionarios judiciales desechan pruebas argumentando que las mismas fueron allegadas en copia simple.
Sin embargo, en lo que respecta a las copias simples de documentos públicos, algunos avances jurisprudenciales han hecho manifiesto que es deber de los operadores judiciales en la jurisdicción contencioso administrativa, asumir una actitud en pro del derecho sustancial y desapegada del rigor procesal, encontrándose obligados, incluso a valerse de sus facultades oficiosas para solicitar los originales de los mismos, con el fin de alcanzar la verdad procesal.
En torno a las copias simples de documentos privados, ha sido la ley 1395 de 2010 con un espíritu más progresista la que ha exteriorizado algunas pautas para flexibilizar el sistema de valoración probatoria de las mismas, en tal sentido, en su artículo 11 incorporó la presunción de autenticidad en lo que a documentos privados emanados por las partes se refiere, cuando sean allegados al proceso con fines probatorios en original o en copia simple, la misma presunción estableció para los documentos privados emanados de terceros de naturaleza declarativa, excluyendo eso sí, los de naturaleza dispositiva.
No obstante, el C.G.P. unificó la legislación referente al valor probatorio de las copias, imponiendo como regla general en todo el ordenamiento procesal colombiano la presunción de autenticidad tanto de documentos públicos como privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos.
No cabe duda entonces que evitar el excesivo rigor procesal y garantizar la efectividad del derecho sustancial sobre las formalidades, son claros principios que inspiraron el nuevo Estatuto Procesal.
